+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Требование к собственноручному подписанию документов

Требование к собственноручному подписанию документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П одпись — один из важнейших реквизитов документа. В ряде стран документ становится легитимным лишь при наличии подписи уполномоченного лица, без проставления на нем печати организации. Нечто подобное встречается и в нашей стране. Но развитие современных технологий вносит свои коррективы и в эту сферу отношений.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Факсимиле — не только предмет, позволяющий оперативно вести хозяйственную деятельность, но и практически статусная вещь.

Юридическая сила электронной подписи

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П одпись — один из важнейших реквизитов документа. В ряде стран документ становится легитимным лишь при наличии подписи уполномоченного лица, без проставления на нем печати организации. Нечто подобное встречается и в нашей стране.

Но развитие современных технологий вносит свои коррективы и в эту сферу отношений. С одной стороны, такие нововведения призваны облегчить процесс подписания документов и расширить возможности применения подписи для удостоверения, например, электронных документов. С другой стороны, очень важно при этом действовать в соответствии с законодательством, дабы избежать ситуаций, когда юридическая сила документа может быть оспорена в силу неправомерного использования того или иного аналога собственноручной подписи.

Согласно Гражданскому кодексу для удостоверения любых сделок требуется личная подпись гражданина. Перечень случаев, когда документ может быть подписан другим лицом, является исчерпывающим: наличие у гражданина физических недостатков, тяжелой болезни или его неграмотность.

При этом подпись другого лица удостоверяется нотариусом. Однако Гражданский кодекс оговаривает ситуации, когда подпись документа возможна только лицом, от которого он исходит. Так, закрытое завещание должно быть собственноручно написано, причем подписано именно завещателем. Несоблюдение этих правил влечет недействительность завещания.

Его подписание каким-либо другим, даже уполномоченным завещателем лицом, не допускается. В организации правом подписи документов наделены лишь руководитель и главный бухгалтер. Этот перечень может быть расширен по решению руководителя, которое оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате организации. Поскольку приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации.

Доверенность же предполагает такую возможность и применительно к лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только руководителем или лицом, уполномоченным на это учредительными документами. Исполнение своих обязательств по договору истец обосновывает соответствующими товарными накладными.

При этом в силу статей , Гражданского кодекса такие полномочия представителя должны быть подтверждены в доверенности, выдаваемой представляемым постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от Как правило, учредители при разработке устава будущего общества не придают особого значения урегулированию данного вопроса.

В результате складывается ситуация, когда право выдачи доверенностей будет принадлежать только руководителю организации. А это не всегда удобно, поскольку в любой организации обстоятельства могут сложиться таким образом, что руководитель временно отсутствует, а доверенность, например, на получение ТМЦ, необходимо подписать здесь и сейчас.

Иными словами, не будет лишним в уставе указать должности лиц, обладающих правом подписи доверенностей. Если таких должностных лиц будет несколько, имеет смысл уточнить, какие именно доверенности вправе подписывать то или иное уполномоченное лицо. В деятельности любой организации возможна ситуация, когда руководитель или другое уполномоченное лицо отсутствует на месте, а подписать документы надо немедленно. В этом случае на помощь может прийти факсимиле.

Не исключена и необходимость передачи документа по электронным каналам связи. При этом сканирование не способно обеспечить его безопасность. В этом случае, чтобы сохранить первоначальный смысл и реквизиты документа и исключить вероятность прочтения его третьими лицами, следует воспользоваться электронной цифровой подписью ЭЦП. Только факсимиле и ЭЦП являются на настоящий момент закрепленными в российском законодательстве аналогами собственноручной подписи.

Право использования при совершении сделок аналога собственноручной подписи имеет ряд ограничений. В частности, такое использование допускается лишь в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако до сих пор законодатель не выработал четкой и однозначной позиции в отношении использования факсимиле и электронной цифровой подписи. Факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования упоминается в Гражданском кодексе.

Но даже тогда применение факсимиле весьма ограничено: согласно тому же письму МНС оно не допускается на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия. В своих исковых требованиях ГУП ссылается на договор и акт сдачи-приемки проектной документации. Указанные документы оформлены с использованием факсимиле генерального директора. В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи Гражданского кодекса сделка в письменной форме должна быть подписана лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами; использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными актами или соглашением сторон.

Истцом не представлено каких-либо доказательств, свидетельствующих о том, что использование факсимильной подписи на договорной документации в данном случае предусмотрено соглашением сторон.

Порядок использования факсимиле подписи при оформлении сделок законом или иными правовыми актами не определен. Ссылка истца на акт сдачи-приемки проектной документации является несостоятельной, поскольку указанный акт оформлен таким же образом, то есть при помощи факсимильного изображения подписи генерального директора ответчика постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от В ходе проверок деятельности организаций налоговыми органами чаще всего встает вопрос о правомерности использования факсимиле на счете-фактуре.

ФНС в письме от Указание на возможность факсимильного подписания счета-фактуры в Налоговом кодексе отсутствует. Однако арбитражные суды еще не выработали единой позиции по данному вопросу. Действующим налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учете не конкретизировано, каким способом должны подписываться счета-фактуры.

Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Так как законом не предусмотрены негативные последствия принятия к вычету НДС на основании счетов-фактур, подписанных факсимиле, суд пришел к выводу о том, что Общество имеет право на вычет на основании статей и Налогового кодекса постановление ФАС Московского округа от Довод налогового органа о том, что представленные заявителем счета-фактуры оформлены с использованием факсимильного воспроизведения подписи Н.

Законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур. И опять инспекторы ссылаются на то, что такой вид подписи не предусмотрен в статье Налогового кодекса.

В соответствии с ним действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях. Исходя из данного положения, можно сделать вывод о том, что действие закона распространяется не только на гражданские правоотношения. Однако для использования ЭЦП в других отраслях права необходимо прямое указание на это соответствующего законодательного акта.

Указание на возможность использования ЭЦП при подписании счета-фактуры в Налоговом кодексе отсутствует. На основании этого Министерство по налогам и сборам в письме от На этом основании налогоплательщику будет отказано в праве предъявлять такие счета-фактуры к вычету или возмещению суммы НДС. На сегодняшний момент Налоговый кодекс содержит лишь одно упоминание о правомерном использовании информации в электронном виде — пунктом 2 статьи 80 предоставлено право представления в электронном виде налоговой декларации по установленной форме в налоговый орган по месту своего учета.

Свою позицию налоговые органы подтвердили еще раз в письме ФНС России от С другой стороны, пункт 6 статьи Налогового кодекса, на который ссылаются налоговые органы, не конкретизирует, что в данном случае речь идет именно о личной подписи. Прямого запрета на использование аналогов собственноручной подписи нет. Как, впрочем, и прямого разрешения.

И поэтому позиция налоговых органов выглядит более убедительной — ведь в Налоговом кодексе не предусмотрена возможность использования ЭЦП на счетах-фактурах.

Надо заметить, что и суды придерживаются той же позиции. Некоторые юристы в обоснование противоположной позиции приводят в качестве примера следующее постановление.

Суд признал довод налоговой инспекции о нарушении порядка подписания счетов-фактур незаконным, так как право на налоговые вычеты по ряду сделок купли-продажи имущества подтверждалось обществом представлением счетов-фактур с наличием электронной цифровой подписи постановление ФАС Уральского округа от Но они забывают о главном — при рассмотрении дела в суде налогоплательщик представил счета-фактуры с собственноручной подписью руководителя и главного бухгалтера.

Возможно, это и сыграло решающую роль при вынесении судом своего решения. Согласно закону электронной цифровой подписью признается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Суть ЭЦП можно выразить в нескольких словах: если пересылаемый документ будет каким-либо образом изменен, то проверка подписи будет неудачной и, следовательно, будет неудачной и попытка открыть сам документ. С понятием ЭЦП тесно связано понятие сертификата ключа подписи, действием которого определяется равнозначность ЭЦП собственноручной подписи. Сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают открытый ключ электронной цифровой подписи и выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Немаловажное значение для лиц, планирующих в будущем использование ЭЦП, имеет уже упомянутый выше удостоверяющий центр. Единственное требование — это должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные законом. Удостоверяющий центр осуществляет весь комплекс мероприятий, направленных на упорядочение отношений в сфере использования ЭЦП.

Удостоверяющий центр может быть как сторонней организацией по отношению к владельцу сертификата ключа подписи, так и быть созданным внутри организации — владельца сертификата. Все зависит от целей использования ЭЦП. Если речь идет об использовании ЭЦП в документах, передаваемых контрагентам, то здесь необходимо участие стороннего удостоверяющего центра. Только в этом случае у сторон не возникнут в дальнейшем обвинения в предвзятости внутреннего удостоверяющего центра контрагента.

При этом решение сторон о выборе того или иного удостоверяющего центра должно быть зафиксировано документально, например, в договоре. Если ЭЦП необходима прежде всего для организации внутреннего документооборота, то для компании имеет смысл создание внутреннего удостоверяющего центра.

Особенно если речь идет о крупных компаниях с широкой филиальной сетью. Регламент должен четко определять сферы применения ЭЦП и ее место в документообороте компании. Необходимо четко определить, при подписании каких именно документов будет использоваться ЭЦП. Несомненно, наибольший эффект от использования ЭЦП возможен при ее максимальном применении в компании. Однако тут стоит исходить из требований законодательства — определенные документы признаются юридически значимыми только в бумажном виде например, счет-фактура, о чем уже говорилось.

Как и в случае с документами, необходимо определить круг лиц, полномочных использовать ЭЦП. Лицам, наделенным правом использования ЭЦП, следует помнить о том, что нельзя просто взять и передать свой сертификат ключа другому лицу в случае, например, своей болезни или отпуска. А, во-вторых, сертификат содержит информацию о ключах ЭЦП, что является конфиденциальной информацией.

Поэтому передача полномочий по использованию ЭЦП должна быть четко прописана в регламенте. В этой связи примечателен судебный процесс, который является лишь одним из примеров в целой череде подобных разбирательств. Однако указанное платежное поручение в виде электронного документа истец ответчику не передавал, по факту необоснованного списания денежных средств возбуждено уголовное дело. Истец не представил доказательств несанкционированного вмешательства, а также доказательств утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП, лицом, имеющим право на ее применение.

Результаты проведенной экспертизы показали, что информационная система банка работала нормально и несанкционированного доступа к ней не было. В итоге арбитражный суд иск компании отклонил, и попытка компенсировать ущерб за счет обслуживающего банка не удалась постановление ФАС Московского округа от Что произошло на самом деле, в решении арбитражного суда не говорится, но можно лишь догадываться.

Факсимиле на первичных документах

Кто имеет право подписывать первичные документы? Наверное, не стоит напоминать , что подпись лица , ответственного за совершение хозяйственной операции, является обязательным реквизитом первичного документа ч. Так было, есть и, очевидно, будет. Но часто возникает вопрос: а чья именно подпись должна стоять на первичном документе? Какое лицо считается ответственным за осуществление хозоперации?

Аналоги собственноручной подписи: доказательства в налоговых спорах

Гражданский кодекс ГК Украины рассматривает подпись как обязательный реквизит бумажного документа, определяя, что сделка считается заключенной в письменной форме, если она подписана ее стороной сторонами часть 2 статьи Более того, с моментом наложения подписи ГК связывает момент окончания волеизъявления стороны договора, и, следовательно, момент его заключения часть 3 статьи Если бумажный документ может быть подписан простым росчерком пера, то в цифровом мире, в том числе Интернете, все намного сложнее. Для того чтобы обеспечить возможность подписания электронных документов, были разработаны специальные технологии, названные по аналогии электронной подписью. Специфичность электронной подписи, ее отличие от собственноручной обусловили необходимость разработки и принятия специального законодательства, регулирующего порядок использования новейших программных средств идентификации электронных документов в гражданском обороте. По этой причине в ГК была включена норма о том, что использование при совершении сделок электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей часть 3 статьи

На сегодняшний день бухучет обрабатывают с помощью электронных программ. Бухгалтерская, налоговая, статистическая отчетности могут представляться в электронной форме. А декларация по НДС и налоговые накладные с года вообще — только в электронной форме. Логичным также будет переход на электронную первичку. Конечно, полностью она не вытеснит бумажный формат, но может составить серьезную конкуренцию. Выясним, как сейчас реализована данная возможность. Но — при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте абз.

В арбитражной практике отсутствует единый подход к вопросу о правомерности использования по налоговым спорам в качестве письменных доказательств документов, подписанных аналогом собственноручной подписи. Рассмотрим доказательства, которыми оперируют стороны в суде.

К вопросам 1, 2 В соответствии с частью 3 статьи Гражданского кодекса Украины , которой установлены требования к письменной форме сделки, сделка считается совершенной в письменной форме, если она подписана ее стороной сторонами. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического, другого копирования или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. В соответствии со статьей 7 Закона Украины "О Национальном банке Украины" Национальный банк определяет систему, порядок и формы платежей.

Подпись на первичных документах: чья именно?

Проблемы, связанные с оформлением и применением документов, не раз обсуждались нами ранее. Так, мы отвечали на вопросы, какие документы являются обязательными при оформлении хозопераций, а какие взаимозаменяемы; какие документы нужно потребовать от партнерского предприятия предпринимателя и т. Сегодня мы рассмотрим вопросы, связанные с возможностью применения факсимиле при оформлении различного рода документов. Еще в письме Профессиональной ассоциации регистраторов и депозитариев от Аналогичного мнения придерживается и Госкомпредпринимательства.

В соответствии с требованиями п. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте. Кроме этого, п.

Подпись электронная и рукописная: инструкция по применению

.

.

Но — при условии соблюдения требований законодательства об подписи автора или подписи, приравненной к собственноручной подписи в Проще говоря: подписание электронного документа нужно.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Полицейский требует передать документы, что делать?
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. noprahepbi

    Ставьте лайк кого тоже волнует этот вопрос!

  2. tuwheapatac

    Пишите Ваше мнение в комментариях??

  3. Герман

    2. Начало работ.

  4. keyhighry

    Нужен импичмент, пошел он на а не выборы ему. Он падло еще такого тут успеет наворотить до выборов. С другой стороны, кто вам сказал, что прийдёт новый кто лучше! Юля? Даааа, она то порядок наведёт конечно. Ещё одного зека в президенты, почему бы и нет.

  5. Рада

    Выезд на встречную полосу движения или на встречные трамвайные пути